為確保經費報支資料完整、帳務處理正確及符合內部控制規範，請各單位配合辦理下列事項；未符合規定者，會計處將予以退件或通知補正。

一、單據或各式報表簽核日期

即日起，各類經費報支文件（含支出憑證黏貼單、費用核銷單、差旅費單、各式報表等），承辦人員及各級主管簽章時，均應註明簽核日期，以確保核銷程序完整並利於查核。

二、請購系統品名及用途填寫規範

請購系統之「品名」及「用途說明」將帶入會計傳票摘要，請依實際支出內容明確填列：

(一)活動相關支出：用途欄應註明「活動日期及名稱」，核銷時並檢附相關活動資料。

範例：品名「餐費」；用途「115年10月3日○○系校友回娘家活動」。

(二)工程及修繕支出：用途欄應註明「施作或安裝地點」，包含大樓、樓層及房號等資訊。

範例：品名「冷氣機故障修繕」；用途「勤學樓6樓1642會議室」。

(三) 資訊服務（訂閱費用）及各式維護費用：

購買AI工具、應用軟體、雲端服務及各式維護服務等，應於費用核銷單「用途」欄明確註明「授權、使用或維護期間」，並依下列規定辦理：

1.檢附相關憑證：應檢附收據或購買證明；涉及外幣交易者，另須檢附信用卡帳單或交易日即期賣出匯率資料，以利核銷。

2.符合計畫執行期限：以計畫經費支付者，其授權或使用期間不得逾越計畫執行期限。

3.境外交易憑證：如無法取得載明學校名稱及統一編號之單據，應依規定另附「支出證明單」（請至會計處網頁／表單下載）。

範例：品名「ChatGPT Plus訂閱費」；用途「授權期間115/11/01～115/11/30」。

三、修繕費報支規範

各類設備、器材及設施修繕，請於請購或核銷時註明「財產編號」，以利財產管理及帳務查核；涉及特定施作地點者，應一併註明。

四、費用核銷單「工作內容」填寫規範

費用核銷單之「工作內容」將直接帶入會計傳票摘要，請務必明確填列「活動(課程)日期及名稱」及「費用支付項目」，以確保會計紀錄正確完整。

範例：「115年10月21日   　AI實作工作坊          鐘點費」。

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                活動(課程)日期     　活動(課程)名稱      費用支付項目

上述規範自公告日起實施，請各單位確實配合，以提升經費核銷效率及帳務正確性。如有相關疑問，請洽會計處承辦人員。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　會計處 敬啟115.10.21